צ'קליסט השכרת שירותים ניידים לאירוע – מה חובה לבדוק?

מתכננים חתונה בטבע, אירוע חברה, פסטיבל, פעילות קהילתית, קמפינג או אירוע במקום שאין בו מספיק תשתיות שירותים? בחירת השירותים הניידים היא חלק מהתכנון הלוגיסטי של האירוע, וכדאי לבצע אותה הרבה לפני שהאורחים מגיעים לשטח.

לא מספיק להזמין כמה תאים ולבחור היכן להציב אותם. צריך לבדוק את מספר המשתמשים, משך האירוע, דרכי הגישה, סוג השירותים, הצורך במים או חשמל, נגישות, תחזוקה במהלך האירוע ואפילו את תנאי השטח שבהם היחידות יוצבו.

הכנו ב־EcoLoo צ'קליסט מסודר שיעזור לכם להבין מה לבדוק לפני השכרת שירותים ניידים, אילו שאלות כדאי לשאול את הספק ואיך למנוע הפתעות ביום האירוע.

1. כמה אנשים צפויים להשתמש בשירותים?

הנתון הראשון שצריך לדעת הוא מספר המשתתפים הצפוי באירוע. ככל שיש יותר אורחים וככל שהאירוע ארוך יותר, כך גדל הצורך במספר מתאים של תאים.

אבל מספר האורחים הוא לא הנתון היחיד. חשוב להתחשב גם במשך הפעילות, אופי הקהל, שעות השיא, זמינות שירותים קבועים במקום והאם מדובר באירוע של מספר שעות או בפעילות שנמשכת יום שלם ואף מספר ימים.

במקום להסתמך על הערכה כללית, ניתן לקרוא גם את המדריך שלנו: כמה שירותים צריך לאירוע של 200 איש.

התאמה נכונה מראש יכולה למנוע תורים ארוכים, עומס על התאים וצורך בשינויים ברגע האחרון.

2. איזה סוג שירותים ניידים מתאים לאירוע?

לא כל אירוע דורש את אותו פתרון.באירוע טבע קטן אפשר לבחור פתרון פשוט ועצמאי, בעוד שבחתונה, אירוע עסקי או הפקה גדולה לעיתים מחפשים רמת גימור ונוחות גבוהה יותר.

בין האפשרויות ניתן למצוא תאי שירותים ניידים, שירותים אקולוגיים, שירותים נגישים וקרונות שירותים.

מי שרוצה להכיר את האפשרויות המרכזיות יכול לעבור לעמוד שירותים ניידים.

הבחירה צריכה להתבצע לפי תנאי המקום והצורך האמיתי ולא רק לפי מראה התא.

3. האם קיימים במקום מים, ביוב וחשמל?

זה אחד הדברים החשובים ביותר שצריך לבדוק עוד לפני הזמנת השירותים.

יש פתרונות המחייבים תשתיות מסוימות ויש גם פתרונות עצמאיים יותר שמתאימים לשטחים ללא חיבור קבוע.

כאשר קיימת נקודת מים, כדאי לבדוק את המרחק שלה מאזור השירותים ואת האפשרות להעביר צנרת בצורה בטוחה. אם היחידות דורשות חשמל, צריך לדעת מראש היכן נמצאת נקודת החשמל ומה המרחק ממנה.

לעומת זאת, באירועים בטבע ובמקומות שבהם אין חיבור קבוע למים או לביוב ניתן לשקול שירותים אקולוגיים להשכרה, המתאימים במיוחד לשימוש בשטח ולמקומות שבהם רוצים פתרון עצמאי.

לכן אחת השאלות הראשונות לספק צריכה להיות: אילו תשתיות היחידה שאני מזמין צריכה בפועל?

4. האם קיימת גישה מתאימה למקום ההצבה?

אזור שנראה מתאים לשירותים מבחינת האורחים לא תמיד מתאים מבחינה תפעולית.

לפני ההזמנה צריך לבדוק האם ניתן להגיע לנקודת ההצבה, האם הקרקע יציבה, האם קיימים מעברים צרים, שערים, מדרגות, עצים נמוכים או מכשולים אחרים.

כדאי להעביר לספק מראש תמונות או סרטון של השטח, ובאירועים גדולים או במקומות מורכבים אף לתאם את נקודת ההצבה לפני יום האירוע.

תכנון מוקדם של הגישה חוסך שינויי מיקום ועיכובים בזמן ההקמה.

5. איפה נכון למקם את השירותים ביחס לאירוע?

המיקום צריך להיות נגיש לאורחים, אך לא בלב אזור הישיבה או המזון.

מומלץ לבחור נקודה שקל למצוא ולהגיע אליה גם בשעות הערב, מבלי שהאורחים יצטרכו לעבור בשטח חשוך או לא יציב.

באירועים גדולים כדאי לחשוב גם על פיזור נכון של השירותים ולא תמיד לרכז את כל היחידות בנקודה אחת.בנוסף, יש לקחת בחשבון את דרכי השירות והתחזוקה במהלך האירוע, כך שניתן יהיה להגיע ליחידות במקרה הצורך מבלי להפריע לפעילות.

6. האם נדרש תא שירותים נגיש?

נגישות צריכה להיות חלק מתכנון האירוע כבר מהשלבים הראשונים.

באירועים ובמתחמים שבהם נדרש פתרון נגיש חשוב לבדוק לא רק את התא עצמו, אלא גם את הדרך אליו. תא נגיש שמוצב לאחר מדרגה, שביל חולי או מעבר צר אינו נותן מענה מלא למשתמש.חשוב להתחשב במרחב הפנימי, בפתח הכניסה, במאחזים, בשטח ההצבה ובמסלול הגישה.

ניתן לראות מידע נוסף בעמוד .

אם קיימות דרישות נגישות ספציפיות לאירוע או למתחם, מומלץ לבדוק מראש מה נדרש בהתאם לסוג האירוע והמקום.

7. מי אחראי על הניקיון והתחזוקה במהלך האירוע?

באירוע קצר עם מספר קטן של משתתפים ייתכן שלא תידרש תחזוקה במהלך הפעילות. באירועים גדולים, ארוכים או מרובי משתתפים התמונה כבר שונה.

כדאי לברר מראש האם ההזמנה כוללת תחזוקה, ניקיון במהלך האירוע או אפשרות להזמין איש שירות לפי הצורך.

יש לבדוק גם מי אחראי על מילוי נייר טואלט, ניקוי התא, פינוי פסולת וטיפול בתקלה אם מתרחשת אחת במהלך האירוע.

הנקודה החשובה היא לא להשאיר את הנושא פתוח. כדאי לדעת לפני האירוע מי מטפל בכל דבר ובאיזו תדירות.

8. מה בדיוק כלול במחיר?

השוואת מחירים בין ספקים צריכה להתבצע לפי מה שכל הצעה כוללת ולא רק לפי המחיר שמופיע בשורה התחתונה.

המחיר עשוי להשתנות בהתאם לסוג היחידה, מספר התאים, מיקום האירוע, משך ההשכרה, התחזוקה הנדרשת ותנאי ההצבה.לפני שסוגרים הזמנה כדאי להבין מה כלול בהצעה ומה עשוי להיות כרוך בתשלום נוסף.

למי שרוצה לקבל מושג על האפשרויות השונות ניתן לעבור אל מחירון שירותים ניידים.

כך ניתן להשוות הצעות בצורה נכונה יותר ולהימנע מהוצאות שלא נלקחו בחשבון.

9. האם כדאי להזמין קרון שירותים?

כאשר מדובר בחתונה, אירוע חברה, הפקה או אירוע שבו רמת הנוחות והנראות חשובות במיוחד, אפשר לשקול קרון שירותים.

קרון מאפשר לרכז מספר תאים ביחידה אחת ויכול להתאים לאירועים שבהם מחפשים חוויית שימוש הקרובה יותר לשירותים קבועים.

מידע נוסף ניתן למצוא בעמוד קרון שירותים נייד להשכרה.

גם במקרה הזה חשוב לבדוק מראש את דרכי הגישה, מיקום ההצבה והתשתיות הנדרשות לדגם שנבחר.

10. מה לבדוק ביום האירוע?

לאחר שהשירותים הגיעו והוצבו, מומלץ לבצע בדיקה לפני כניסת האורחים.עברו על התאים וודאו שהכול נקי, תקין ומוכן לשימוש.

צ'קליסט קצר ליום האירוע:

• לבדוק שכל היחידות שהוזמנו הגיעו והוצבו במקום שסוכם.
• לבדוק ניקיון כללי וריח בתוך התאים.
• לוודא שיש כמות מספקת של נייר טואלט וחומרי היגיינה בהתאם לסוג היחידה.
• לבדוק דלתות, מנעולים, תאורה ואוורור.
• לבדוק את דרך הגישה לשירותים ואת התאורה באזור בשעות הערב.
• לוודא שתא השירותים הנגיש נשאר נגיש גם לאחר הצבת שאר ציוד האירוע.
• לשמור את פרטי הקשר של איש השירות למקרה שמתעוררת בעיה.
• לוודא מראש את מועד האיסוף לאחר סיום האירוע.

כמה דקות של בדיקה לפני פתיחת האירוע יכולות לחסוך הרבה אי־נעימות בהמשך.

טעויות נפוצות בהשכרת שירותים ניידים

אחת הטעויות הנפוצות היא להזמין לפי המחיר בלבד מבלי לבדוק האם היחידה באמת מתאימה לתנאי השטח.

טעות אחרת היא לחשוב רק על מספר התאים ולא על התחזוקה שלהם. גם כמות גדולה של שירותים לא תפתור את הבעיה אם במהלך אירוע ארוך הם אינם מקבלים את הטיפול המתאים.

טעות נוספת היא לבחור את נקודת ההצבה רק לפי נוחות ההפקה ולא לפי חוויית המשתמשים. השירותים צריכים להיות מספיק קרובים כדי להגיע אליהם בקלות, אבל במיקום שמעניק פרטיות ונוחות.

גם נושא התאורה נשכח לעיתים. באירוע שמתקיים בשעות הערב חשוב לתכנן לא רק תאורה בתוך השירותים אלא גם דרך בטוחה ומוארת אליהם.

האם שירותים ניידים חייבים חיבור למים?

לא בהכרח.הדבר תלוי בסוג השירותים שנבחר. קיימים פתרונות שבהם משתמשים במים וקיימים גם פתרונות המתאימים לשטח ללא תשתית מים או ביוב קבועה.זו בדיוק הסיבה שכדאי לתאר לספק מראש את תנאי המקום ולא לבחור יחידה רק מתמונה.

כמה זמן מראש כדאי להזמין שירותים ניידים?

באירועים שבהם התאריך והמיקום כבר ידועים, אין יתרון בהמתנה לרגע האחרון.הזמנה מוקדמת מאפשרת לבדוק את השטח, להתאים את סוג השירותים, לתכנן נגישות ותחזוקה ולשריין את היחידות המתאימות לתאריך.

הדבר חשוב במיוחד בתקופות עמוסות ובאירועים שבהם נדרשים מספר סוגי יחידות.

מה חשוב לשלוח לספק כדי לקבל הצעת מחיר מדויקת?

כדי לקבל הצעה שמתאימה לאירוע שלכם, מומלץ למסור כבר בפנייה הראשונה את תאריך האירוע, מיקום מדויק, מספר משתתפים משוער, שעות הפעילות, סוג האירוע, מצב התשתיות בשטח והאם נדרש תא נגיש או פתרון מיוחד.

ככל שהמידע מדויק יותר, קל יותר להתאים את מספר היחידות ואת סוג השירותים לצורך בפועל.

ניתן לשלוח את פרטי האירוע דרך בקשת הצעת מחיר מ־EcoLoo.

לסיכום – תכנון נכון מתחיל לפני שהשירותים מגיעים לשטח

השכרת שירותים ניידים לאירוע אינה מסתכמת במספר התאים. צריך להתייחס לכמות המשתמשים, אופי האירוע, משך הפעילות, תנאי השטח, תשתיות, נגישות, תחזוקה ומיקום ההצבה.

כאשר בודקים את כל הפרטים מראש, אפשר לבנות פתרון מסודר שמתאים לאירוע במקום לנסות לפתור בעיות בזמן אמת.

EcoLoo מספקת פתרונות של שירותים ניידים לאירועים, שירותים אקולוגיים, שירותים נגישים וקרונות שירותים בהתאמה לתנאי המקום ולצורכי האירוע.

מתכננים אירוע ולא בטוחים איזה פתרון מתאים לכם?

שלחו ל־EcoLoo את מספר המשתתפים, המיקום והתאריך ונוכל להתאים עבורכם את סוג השירותים והכמות הנדרשת.