תכנון שירותים לאירוע – הפרטים הקטנים שעושים את כל ההבדל

אירוע מוצלח נמדד לא רק במוזיקה, באוכל ובעיצוב. לפעמים דווקא הדברים שהאורחים לא אמורים לחשוב עליהם הם אלה שקובעים אם האירוע מרגיש מקצועי, נוח ומתוכנן היטב.אחד מהם הוא תכנון שירותים לאירוע.כאשר מדובר בחתונה בטבע, אירוע חברה, הפקה, פסטיבל, אירוע משפחתי או אירוע בשטח פתוח, חשוב לתכנן מראש את מספר התאים, סוג השירותים, המיקום שלהם, הנגישות, התחזוקה ותנאי השטח.EcoLoo מספקת פתרונות של שירותים ניידים וקרונות שירותים לאירועים, עם התאמה לצורכי האירוע ולתנאים הקיימים במקום.

למה חשוב לתכנן את השירותים כבר בתחילת האירוע?

שירותים הם לא פרט שכדאי להשאיר לרגע האחרון.באירוע שבו כמות השירותים אינה מתאימה למספר המשתתפים, המיקום אינו נכון או שאין התייחסות לשעות העומס, עלולים להיווצר תורים וחוסר נוחות.לעומת זאת, תכנון נכון של השירותים לאירוע מאפשר ליצור פתרון שמתאים מראש לקהל ולשטח.בתכנון כדאי להביא בחשבון:

• מספר המשתתפים הצפוי
• משך האירוע
• סוג האירוע והקהל
• אוכל ושתייה במהלך האירוע
• צריכת אלכוהול
• שעות שבהן צפוי עומס
• תנאי הגישה בשטח
• מיקום השירותים ביחס למרכז האירוע
• צורך בשירותים נגישים
• צורך בניקיון ותחזוקה במהלך האירוע

המטרה היא פשוטה: שהאורחים יוכלו להשתמש בשירותים בנוחות, בלי שהנושא יהפוך לבעיה במהלך האירוע.

כמה שירותים צריך לאירוע?

אחת השאלות הראשונות בתכנון היא כמה תאי שירותים באמת צריך.אין מספר אחד שמתאים לכל אירוע.אירוע קצר של עשרות משתתפים אינו דומה לחתונה של מאות אורחים, ופסטיבל שנמשך יום שלם אינו דומה לאירוע חברה של מספר שעות.לכן הכמות צריכה להיקבע לפי שילוב של מספר המשתתפים, משך האירוע, סוג הקהל, כמות השתייה, קיומם של שירותים נוספים במקום והאפשרות לבצע תחזוקה במהלך האירוע.מי שרוצה להעמיק בנושא יכול לעבור למדריך הייעודי של EcoLoo בנושא כמה שירותים צריך לאירוע.

בחירת סוג השירותים בהתאם לאופי האירוע

לא כל אירוע דורש אותו פתרון.באירועים מסוימים מספיק מספר תאים ניידים, בעוד שבאירועים אחרים כדאי לבחור קרון שירותים הכולל מספר תאים ומאפשר לתת לקהל פתרון מרוכז ונוח יותר.

קרון שירותים עם 2 תאים

לאירועים קטנים ובינוניים ניתן לשקול קרון שירותים מפואר 2 תאים.קרון כזה מאפשר לרכז את פתרון השירותים ביחידה אחת ולהעניק לאורחים חוויית שימוש מסודרת ונעימה.

קרון שירותים עם 3 תאים

כאשר מספר המשתתפים גדול יותר או כאשר רוצים לשפר את זרימת המשתמשים, ניתן לבחור קרון שירותים נייד מפואר 3 תאים.מספר תאים גדול יותר מאפשר להתמודד בצורה טובה יותר עם שעות עומס ולצמצם זמני המתנה.

איפה נכון למקם את השירותים באירוע?

המיקום הוא חלק חשוב מאוד מ־תכנון שירותים לאירוע.השירותים צריכים להיות מספיק קרובים כדי שהאורחים יוכלו להגיע אליהם בקלות, אבל בדרך כלל לא כדאי להציב אותם ממש ליד אזורי אוכל, החופה, רחבת הריקודים או מוקד מרכזי אחר.חשוב לבדוק מראש גם את תנאי השטח.צריך לוודא שקיימת גישה מתאימה להצבה ולפינוי, שהקרקע מתאימה להצבת היחידות ושניתן להגיע אליהן במקרה שנדרשת תחזוקה במהלך האירוע.באירועי ערב חשוב להתייחס גם לתאורה ולדרך שבה האורחים מגיעים מהאירוע אל אזור השירותים.

תכנון נכון של זרימת הקהל

באירועים גדולים לא מספיק לדעת כמה תאים יש. צריך לחשוב גם על זרימת הקהל.לדוגמה, אם כל השירותים ממוקמים בנקודה אחת רחוקה, עלול להיווצר עומס באזור מסוים. באירועים גדולים במיוחד ייתכן שכדאי לפצל את פתרונות השירותים בין כמה נקודות.גם אופי האירוע משפיע.בחתונות, למשל, יכולות להיות שעות עומס מסוימות במהלך הערב. באירועי ספורט או פסטיבלים, לעומת זאת, תנועת המשתתפים יכולה להשתנות בהתאם ללוח הפעילות.לכן התכנון צריך להתייחס לאופן שבו האנשים באמת משתמשים בשטח ולא רק למספר הכולל של המוזמנים.

תכנון שירותים לחתונה בטבע

חתונות בטבע דורשות תשומת לב מיוחדת לנושא השירותים.כאשר החתונה מתקיימת בחווה, חורשה, שטח פתוח או מקום ללא מבנה קבוע, צריך ליצור פתרון שייתן לאורחים תחושת נוחות גם כשהאירוע נמצא רחוק מתשתיות רגילות.במקרה כזה כדאי לבדוק מראש:

• מספר האורחים
• משך החתונה
• תנאי הגישה
• מיקום אזור האוכל והחופה
• התאורה בשטח
• הצורך בקרון שירותים מפואר
• הצורך בשירותים נגישים
• התחזוקה הנדרשת במהלך הערב

ניתן לקרוא גם על שירותים ניידים לחתונה ולהכיר פתרונות נוספים המיועדים במיוחד לאירועים מסוג זה.

ומה עושים באירוע ללא תשתיות?

אירועים רבים מתקיימים במקומות שבהם אין תשתיות קבועות בסמוך לנקודת ההצבה.במצבים כאלה צריך לבדוק מראש איזה פתרון מתאים לתנאי המקום ומה נדרש להפעלתו.EcoLoo מציעה גם פתרונות המיועדים לאירועים ולשטחים שבהם התשתיות מוגבלות, לרבות פתרונות אקולוגיים.לאירועים בטבע ניתן לבחון גם שירותים אקולוגיים להשכרה בהתאם לאופי האירוע ולתנאי השטח.

נגישות היא חלק מתכנון השירותים

כאשר מתכננים שירותים לאירוע, חשוב להביא בחשבון גם את המשתתפים הזקוקים לפתרון נגיש.שירותים נגישים צריכים להיות ממוקמים באזור שניתן להגיע אליו בנוחות, ולא בנקודה שבה הדרך עצמה הופכת למכשול.לכן הנגישות אינה מסתכמת רק בבחירת התא. צריך להתייחס גם למיקום, לדרך הגישה ולסביבת ההצבה.ניתן לשלב שירותים ניידים לנכים כחלק מהפתרון הכולל לאירוע.

תחזוקה וניקיון במהלך האירוע

ככל שהאירוע גדול או ארוך יותר, כך עולה החשיבות של התחזוקה.גם פתרון שירותים שמתאים בצורה מצוינת לכמות המשתתפים צריך להישאר נקי, מסודר ומוכן לשימוש לאורך האירוע.בהתאם לצורך ניתן לשלב שירותי ניקיון ותחזוקה במהלך האירוע, כך שהיחידות נבדקות ומטופלות לאורך זמן השימוש.באירועים עם מאות משתתפים, אירועים ארוכים או אירועים שבהם קיימת תנועה גבוהה של אנשים, כדאי לקחת את התחזוקה בחשבון כבר בשלב התכנון.

שירותים ניידים או קרון שירותים – מה מתאים לאירוע?

אין תשובה אחת שמתאימה לכולם.תאים ניידים מאפשרים גמישות וניתן להתאים את הכמות לצורכי האירוע. קרון שירותים, לעומת זאת, מרכז מספר תאים ביחידה אחת ויכול להתאים במיוחד כאשר רוצים רמת נוחות גבוהה יותר.ניתן לקרוא על שירותים ניידים לאירועים או על קרון שירותים נייד להשכרה ולהשוות בין האפשרויות.הבחירה צריכה להיעשות לפי האירוע עצמו ולא רק לפי סוג היחידה.

טעויות שכדאי להימנע מהן

אחת הטעויות הנפוצות היא להזמין שירותים לפי מספר האורחים בלבד.לדוגמה, שני אירועים עם אותו מספר משתתפים יכולים לדרוש פתרון שונה לחלוטין אם אחד נמשך שלוש שעות והשני עשר שעות.טעות נוספת היא לבחור את מיקום השירותים רק ביום האירוע. כדאי לתכנן את נקודת ההצבה מראש ולבדוק את תנאי הגישה והשטח.גם הזמנה של מספר קטן מדי של תאים במטרה לחסוך עלולה ליצור תורים ולפגוע בחוויית האורחים.המטרה אינה להזמין כמה שיותר שירותים — אלא להתאים את הפתרון בצורה נכונה לאירוע.

שאלות נפוצות על תכנון שירותים לאירוע

מתי כדאי להתחיל לתכנן את השירותים?

כדאי לטפל בנושא מוקדם ככל האפשר, במיוחד בתקופות עמוסות ובאירועים גדולים. כך ניתן לבדוק את תנאי השטח ולהתאים את סוג וכמות היחידות.

האם אפשר להציב שירותים ניידים בכל שטח?

ההתאמה תלויה בסוג היחידה ובתנאי הגישה וההצבה. לכן מומלץ לבדוק את המקום מראש.

האם קרון שירותים מתאים גם לאירוע קטן?

כן. ישנם קרונות בגדלים שונים, ולכן ניתן להתאים את הפתרון גם לאירועים קטנים ובינוניים.

האם צריך שירותים נגישים באירוע?

יש לבדוק את דרישות הנגישות החלות על האירוע והמקום. מעבר לכך, כאשר צפוי קהל מגוון, פתרון נגיש מאפשר לתת מענה רחב ונוח יותר למשתתפים.

האם אפשר להזמין ניקיון במהלך האירוע?

כן. בהתאם לסוג האירוע, מספר המשתתפים ומשך השימוש ניתן לשלב שירותי ניקיון ותחזוקה.

מה חשוב לבדוק לפני שמזמינים?

מספר משתתפים, משך האירוע, סוג הקהל, תנאי השטח, גישה להצבה, תשתיות זמינות, נגישות ורמת התחזוקה הנדרשת.

תכנון נכון מאפשר לאירוע פשוט לעבוד

תכנון שירותים לאירוע הוא הרבה יותר מהזמנת מספר תאים.צריך לחבר בין מספר האורחים, משך האירוע, סוג הקהל, תנאי השטח, מיקום היחידות, נגישות, תחזוקה וסוג השירותים המתאים.כאשר כל המרכיבים האלה מתוכננים מראש, פתרון השירותים משתלב באירוע בצורה טבעית — והאורחים פשוט נהנים מהנוחות בלי לחשוב על מה שקורה מאחורי הקלעים.EcoLoo מספקת פתרונות שירותים ניידים, קרונות שירותים ופתרונות נגישים לאירועים מסוגים שונים, עם התאמה לצורכי האירוע ולתנאי השטח.EcoLoo – שירותים ניידים ופתרונות לאירועים